La vérification des comptes
La réunion de la commission de contrôle des comptes est statutaire et donc obligatoire (loi 1901). Elle délivre au Mandataire son « Quitus » (reconnaissance d'une gestion conforme aux obligations, avec décharge de responsabilités). Elle permet d’éviter d’éventuels conflits avec les enseignants ou les parents, mais aussi toute contestation ou suspicion.
EN CAS DE MUTATION OU DE DÉPART À LA RETRAITE DU MANDATAIRE, ELLE DOIT AVOIR LIEU AVANT SON DEPART
Qui peut être vérificateur aux comptes ?
Ils sont au minimum deux. Parmi eux, au moins un parent d’élève obligatoirement.
Mais aussi des enseignants qui n’ont pas tenu la comptabilité, et qui n’ont pas de mandat (mandataire et signataire), afin de ne pas être juge et partie. Ils peuvent être désignés en Assemblée Générale ou à défaut en Conseil de Coopérative. Ils sont élus pour un an, leur mandat étant renouvelable.
Les Mandataires ne peuvent faire partie de cette commission. Ils assistent les Vérificateurs aux Comptes pour répondre à toutes leurs interrogations.
La réunion a obligatoirement lieu à l’École, les documents comptables ne doivent pas en sortir. Elle doit avoir lieu dans le mois suivant la fin de l’exercice, c’est-à-dire avant le 30 septembre.
Quel est le rôle de cette commission ?
Elle garantit la sincérité des documents financiers et comptables qui sont consultés sur place. Par sondage, la commission vérifie un certain nombre de pièces en recettes et en dépenses et se fait présenter les justificatifs.
En aucun cas, elle ne prédispose de l’utilisation des fonds et des biens.
Elle se fait également présenter le registre d’inventaire du matériel appartenant à la Coopérative, le registre des délibérations.
Après ces vérifications, la commission donne son « Quitus » (reconnaissance d'une gestion conforme aux obligations, avec décharge de responsabilités).
Ce document est disponible annuellement lors de la clôture des comptes sur RETKOOP, dans la rubrique « Compte-rendu ».