IMPORTANT : Le mandataire local est dépositaire et responsable de ces registres et des documents archives de la coopérative. Ils doivent être conservés pendant 10 ans après la fin de l’exercice. Ils ne doivent en aucun cas sortir de l’École (sauf si fermeture de la coopérative, ils seront conservés et consultables au siège de l’OCCE 41).

La coopérative scolaire étant une section de l’Association Départementale, et comme pour toute association loi 1901, les registres suivants sont obligatoires :

Le registre de délibérations

La tenue de ce registre est obligatoire. Il doit être distinct du cahier du conseil des Maîtres & Maîtresses.

Ce sont ces registres qui attesteront du bien-fondé des décisions, et feront foi en cas de litiges ou différends. Ils doivent être émargés par tous les enseignants de l’école.

Que faut-il y inscrire ?

• Les renseignements de la coopérative :
• Date de création,
• Désignation des mandataires.
• Les délibérations concernant le fonctionnement :
• Les comptes-rendus des conseils de coopérative,
• Les décisions d’achats,
• Les autres décisions concernant la vie et le fonctionnement de la coopérative.

Le registre d’inventaire des biens (ou cahier d’inventaire)

La tenue de ce registre est obligatoire. Il doit être distinct des registres inventoriant les biens acquis sur des fonds publics (Mairie/Département/Région/État).

Ce registre et les pièces comptables justificatives attestent du bien-fondé de la gestion. Ils feront foi en cas de vol, permettront d’éviter les pertes de matériel au départ d’enseignants ou de différends. Ce dernier doit être émargé par tous les enseignants de l’école.

Seuls la coopérative ou le foyer sont habilités juridiquement à acquérir et à posséder des biens dans l’école ou l’établissement, en dehors du fonctionnement comptable public (fonds d’état, régionaux, départementaux, municipaux).

Le matériel acquis ainsi sur les fonds associatifs est propriété de la personne morale regroupant enseignants et enfants, c’est à dire l’Association Départementale OCCE 41.

Les décisions d’achats ne relèvent en aucun cas du choix de la Directrice ou du directeur, du Chef d’Établissement ou d’un quelconque administrateur, mais bien du Conseil de Coopérative.

Aucun achat ne se fait sans la décision de celui-ci.

Que faut-il y inscrire ?

• Tout le matériel non fongible acquis par la coopérative.
• Ne pas y faire figurer les biens acquis sur les fonds publics.

Le cahier de comptabilité

Le cahier de comptabilité numérique, conforme au plan comptable général, est un modèle simplifié à l’intention des Coopératives Scolaires. Il se fait en ligne sur l’espace Retkoop.

Il permet la tenue simultanée :

- Du compte bancaire,

- De la caisse en espèces,

- De la régie d’avance.

Il permet aussi d’éditer le grand livre des comptes, et en fin d’année, d’éditer automatiquement le Compte-Rendu Financier.

Pour les utilisateurs incontournables du cahier de comptabilité papier, pour le commander c’est ici.

Si possible, utiliser Retkoop et proscrire les fichiers Excel ou la comptabilité manuelle… source d’erreurs et de gestion beaucoup plus longue. L’OCCE 41 vous accompagne en cas de difficultés ou de questions.